ZO BEREID JE JE VOOR OP DIE BELANGRIJKE VERGADERING

Zelfs bij de leukste baan van de wereld horen saaie, zware en uiterst belangrijke vergaderingen. Toen ik hoofdredacteur van Marie Claire was, ging een groot deel van mijn tijd op aan overlegjes links, bila, trila of waddanook rechts, strategische meetings boven en creatieve sessies onder.

Koffie op je pak

Van de tweejaarlijkse boardmeetings die we met de franse directie hadden, had iedereen zo’n zes weken van tevoren al een stevige steen in de maag. Ik herinner me zelfs een uitgever die, behoorlijk gespannen, het vliegtuig nam om op tijd bij de vergadering in Parijs te zijn en in het vliegtuig een stewardess trof die zijn koffie over zijn keurig gesteven pak kieperde. Het schijnt dat er zelden iemand harder heeft gevloekt op 8000 meter in de lucht.

Vergaderen met een lens

Zelf heb ik het gepresteerd om mijn eerste boardmeeting in Parijs door te brengen met slechts één lens in mijn oog. Op het station besloot ik mijn daglens uit te doen omdat ik altijd wel een paar reservelenzen in mijn tas heb slingeren. Bleek niet zo te zijn. Een lens leek me beter dan geen maar een hoofdpijn dat ik had aan het eind van de dag.

Als îemand het kan weten

Vergaderen en ik. I have been around the block, heb geblunderd maar daar heeft nooit iemand iets van gemerkt. Laat het daarom aan mij om je te adviseren. Dan zul je zien dat vergaderen een makkie wordt en misschien zelfs wel een plezier.

Voorbereiding

Is key. En die gaat ver bij mij. Heb ik echt een Belangrijke Dag dan gaat zelfs mijn auto door de wasstraat. Tankje vol en je bent op alles voorbereid. Zul je zien dat na de vergadering de CEO voorstelt om met z’n allen nog ergens te lunchen en moet er iemand bij je in de auto stappen. Voor zo’n boardmeeting met onze Franse directie (die vond een keer per jaar in Nederland en een keer in Parijs plaats) heb ik nog wel eens een volle piesluier uit mijn auto gevist. Zou toch wat zijn als de opperdirectrice in mijn kruidig riekende voiture zou moeten stappen.

Orde en structuur

Al is het chaos in je leven, tijdens belangrijke vergaderingen laat je zien dat je alles onder controle hebt. Hier is de checklist

  1. Laptop is geladen. Bovendien heb je er met iclean een lapje overheen gehaald. Daarmee laat je zien dat alles bij jou in goede handen is. Ook je laptop. Die romantische vakantiefoto van jou en je liefde of die van je bloedjes van kinderen heb je natuurlijk even vervangen voor wat professionelers. Dat hoeft je buurman niet te zien. We zijn hier niet voor de gezelligheid. Misschien heb je wel even zelf iets moois in elkaar geknutseld dat gaat over het project waarvoor jullie samen zijn. Laat je zien dat je dat ook nog even hebt gedaan.
  2. Voor je mobiel geldt hetzelfde. Geladen en fris en met een zakelijke schermafbeelding.
  3. Schrijf je, net als ik, met een vulpen dan is hij vol. Voor de zekerheid heb je een reserve bij je. Anders gewoon nog een paar pennen die het altijd doen. En ook eentje voor diegene die zijn pen wel is vergeten.
  4. Je Moleskine opschrijfboekje is ordentelijk en overzichtelijk. Los slingerende rekeningen heb je even thuis gelaten.
  5. Dan nu je outfit. Hoezeer ik ervan houd om een beetje uit je comfort zone te gaan als het om mode gaat, adviseer ik het bij vergaderingen veilig te houden. Alles moet zin hebben, dus ook je outfit. Wil je een statement maken maar eigenlijk niet veel zeggen, kies dan voor een rood. Verder zou ik voor modisch gaan maar niet te opvallend. Ook hierbij geldt, aandacht voor klasse en detail. Dat zegt ook iets over hoe je werkt namelijk.
  6. Vergeet je parfum niet. Ik adviseer iets dat sterk, fris en van nu is. De cologne van Dior Homme is de perfecte vergadergeur. Ja, ook voor jou ja.
  7. Zorg voor een nagellak die niet detoneert. De particulière van CHANEL is perfect hiervoor. Enne, doe het netjes.
  8. Voor het gedane gevoel zorg je ook voor een matching ondergoedsetje (gewoon voor het gevoel) en zijn je benen geschoren en je teennagels gelakt.
  9. Zorg dat je de notulen, de agenda en alles wat je nodig hebt voor deze meeting netjes hebt uitgeprint. Misschien wel in tweevoud. Ook voor die collega die het vergeten is. Normaal was jij dat geweest, maar nu niet meer. Ha!
  10. Verder heb je natuurlijk alle ROI’s, merkprisma’s, speerpunten, targets scherp. Het is nu uitrollen, oppakken, doorpakken, aanlijnen, in de loop houden en de oogkleppen dezelfde kant op geblazen.

Dit draag je:

1.Blouse, € 105, Paul & Joe
2.Dior Homme, Eau de Cologne, € 63,90, Dior
3. Le vernis, € 23,95, Chanel
4. T by Alexander Wang rokje, € 250, Net-a-Porter
5. Oorbellen, Wouter & Hendrix
6. Leren Ceintuur met gesp, € 29,95, Zara
7. Zwarte pumps, € 59,99, Steve Madden via Invito
8.Artemis Necklace Gold, € 130, Ivy & Liv
9
. Mont Blanc Pen

10. Pantalon, € 150, Filippa K
11. Classic Guardian Angel bag, € 525, Vlieger & vanDam