MAIL MANIA

(zo blijf je de baas van je inbox)

Soms kom ik thuis met een superduper voldaan gevoel. Zó, was dat even een grandioos productieve dag. Maar als ik dan even mijn uren in de hersenpan doorblader, dan kan het zomaar zijn dat ik de helft van mijn tijd ronddoolde in de digitale omgeving van mijn inbox. En ik kan je zeggen: die omgeving is allesbehalve verlichtend.

Ik lees as we speak het boek ‘Nooit meer te druk’ van Tony Crabbe. Met kleine pauzes, want soms heb ik gewoon een triljoen andere dingen te doen. Hoe cru is dat, hè? En in dat boek staat dus dat mensen gemiddeld om de drie minuten van taak switchen. Om de drie minuten. Vind ik veel. En die afleiding is negen van de tien keer, je raadt het al, de mailbox (en Insta en Facebook en je app, maar die zijn voor later). Gelukkig is Tony de beroerdste niet en geeft hij me inzicht op inzicht. En die deel ik met alle liefde.

Begin met een kop koffie En niet met je mail.

Ha, dat is een challenge op zich. Stel je voor dat je iets gemist hebt tussen gisteravond elf uur en nu, stel je het eens voor. Maar dat slaat dus als een jeweetwel op een drumstel. Pak eerst lekker pen en papier (bij voorkeur iets knaps), plan je dag zorgvuldig en bouw momenten in om je mail te doen. Als je begint met die overstroming, dan regeert je inbox je agenda helemaal. Het betekent eigenlijk dat jij (of ik) niet in charge bent, maar dat je dag ingedeeld wordt door iemand anders. Wil je niet, wil je gewoon niet.

Leg je alert het zwijgen op.

Dit is de eerste stap om te zorgen dat je inbox geen coup pleegt op je agenda. Zet. Je. Alert. Uit. Maar echt. Leg die aso het zwijgen op. Je wordt er productief van, je hebt niet meer het gevoel dat de mailbox je overneemt en dat antwoord kan heus een uurtje wachten. Komt nog eens bij dat je een reactie niet afraffelt, maar serieus schrijft.

“Ga heen en mail minder”

2-minuten-regel Is het tijd om je mail even door te nemen?

Maak dan een schifting tussen kan-binnen-twee-minuten en daar-moet-ik-even-voor-gaan-zitten. Een bericht waar je zo, huppetee, een antwoord op kan sturen verdwijnt uit je bovenkamer als je meteen reageert. En dan maak je ruimte voor lumineuze, creatieve invallen. De doordachte mails beantwoord je aan het einde van je werkdag, want om vijf uur begin je écht niet meer aan die humongous opdracht. Is dus het perfecte moment.

Maak mapjes.

Zorg dat je alles wat afgehandeld is in een archief plempt. En de mails die je om vijf uur te lijf gaat, die zet je even apart in een actie-in-de-taxi-map. Weet je wat ook opgeruimd voelt? Al die CC’tjes gewoon ongelezen een map in schuiven. Klinkt als de horror, maar als het noodzakelijk is dat jij een mail beantwoordt, dan had je wel in het vakje ‘aan’ gestaan.

Fix die CC-terror.

Ja, dat brengt me natuurlijk op het volgende heikele punt, de CC-terror. Eerlijk; hoe vaak zet jij een collega of je baas in CC voor je eigen gemoedsrust? Heus niet dat je dat voor je collega doet en dus bombarderen we elkaar maar met een informatiestroom. En dat alleen maar om jezelf in te dekken. Zeg het, repeat after me: hé, ik wil uit je CC.

Wat gij niet wilt dat u geschiedt.

Ik beschouw mezelf als redelijk, behoorlijk netjes opgevoed. Ik begroet de medemens bij binnenkomst, stel me voor als ik iemand niet ken en zeg met een glimlach gedag bij het vertrekken. En toch verviel ik in het onbehoorlijk, hufterig gemail. Dat iemand je een oeverloze verhandeling stuurt en dat ik dan alleen maar terug typte: ‘Is prima’. Of nog erger, alleen maar ‘Ok’. Kan toch niet? Daarom ga ik er tegenwoordig van uit dat iemand moeite heeft gedaan om een leuk verhaaltje op de mail te gooien. En als iemand moeite doet, dan kan ik op z’n minst een geinig epistel terugsturen.

Dus ik zou zeggen: ga heen en mail minder.