MOEILIJKE EMAILS

En hoe ze te behandelen in 6 eenvoudige stappen

Iemand stuurt je een e-mail die je bloed aan de kook brengt met zeven mensen in cc. Nou, je kunt niet zomaar laten gebeuren dat iemand je beledigt. Enter; een korte les in het schrijven van moeilijke e-mails.

Je moet de boodschap laten doordringen voordat je antwoordt. Ik begrijp dat je meteen je tanden wilt laten zien en je frustratie wilt typen. Maar hoe vaak heb je niet zo'n ‘als ik maar’ moment wanneer je erachter komt dat je iets beters had kunnen zeggen? Bovendien is het beter om de afzender de indruk te geven dat zij niet je enige project zijn en dat je belangrijkere zaken te behandelen hebt. Laat ze gewoon even hangen.

Nou, in ieder geval zo kort mogelijk. Belangrijke mensen hebben geen tijd om lange brieven te lezen en om eerlijk te zijn, ik schakel uit als de e-mails te lang zijn. Het kan gewoon uitlopen op een did-te-veel/did-niet sessie. Dus ga daar niet heen. Denk in oplossingen en denk groot.

Ik vind het altijd onethisch om mensen in CC te zetten wanneer er een conflict bij betrokken is. Natuurlijk, als het een groepsding is, zijn cc's handig of als je een derde partij wilt toevoegen. Maar in het geval van een geschil is het alsof je het niet zelf kunt afhandelen. Niet cool. Je tegenstander zal waarschijnlijk de hele conversatie cc'en, zodat je briljante opmerkingen en analyses toch gelezen worden.

Ik heb ooit een e-mail gestuurd om 05:30 uur. Ik had de hele nacht wakker gelegen en besloot om ‘verzenden’ vroeg in de ochtend te drukken. Om het geloofwaardiger te maken begon ik zelfs met: Na een goede nachtrust. Als je je e-mails midden in de nacht of zoals ik, heel vroeg in de ochtend verstuurt, zal je tegenstander weten dat je geraakt bent. Dus je kunt het op elk uur schrijven dat je wilt, maar wacht met het drukken op ‘verzenden’ tot 09:15.

Het is verleidelijk om je rommelige mail naar een vriend te sturen samen met een sappige analyse. Maar wees voorzichtig, want je zou wel eens op dun ijs kunnen lopen. Een lieve redacteur reageerde op een mail van een vervelende fotograaf (hij had me het leven zuur gemaakt en zij wilde haar steun tonen), ze wilde het naar mij sturen maar het eindigde in de mailbox van de fotograaf. Au. Mijn uitgever beschreef ooit een van de mensen voor wie ze werkte als een ‘magere bitch’ en dat eindigde ook in de verkeerde mailbox. Gelukkig was het in het Nederlands en konden ze het niet lezen en bestond Google Translate toen nog niet. Dus ga daar niet heen.

Als je echt iets wilt oplossen, pak dan de telefoon. Wanneer mensen elkaars stem horen, worden ze aangetrokken tot verzoening. E-mails kunnen verkeerd begrepen worden en het conflict verergeren. Bellen maakt je ook sterk, omdat je niet bang bent om de confrontatie aan te gaan. Daarna kun je altijd je discussie per mail bevestigen of samenvatten zodat alles duidelijk is. Nu is een goed moment om die cc te gebruiken.

Ga ervoor, tijger.