Last van out of office anxiety? Zo ga je ontspannen op vakantie

Eindelijk is het dan zover: je gaat op vakantie. Na alle inpakstress is het nu dan echt tijd om het vliegtuig in de stappen. Eenmaal op bestemming kan het ontspannen beginnen. Maar zodra je op je strandstoel neerploft, begint het toch te malen. Heb je die laatste mail van je collega wel beantwoord? Is je project wel goed overgedragen? Je werk echt even loslaten blijkt toch lastiger dan gedacht. Herkenbaar? Dan heb je waarschijnlijk last van out of office anxiety. Geen zorgen, we delen de belangrijkste tips om wél relaxt op vakantie te gaan.

Geen vakantiestress? Goede voorbereiding is key

Een belangrijk kenmerk van vakantie nemen, is dat je dit meestal wel ruim van tevoren plant. Dat betekent ook dat je even de tijd hebt om alles voor te bereiden. Daarbij hoort natuurlijk het shoppen van de perfecte zomeroutfits en de eeuwige struggle met je koffers, maar ook het netjes achterlaten van je werk. Door daar op tijd mee te beginnen, kun je al een hoop stress wegnemen. Neem daarom de tijd om je projecten rustig over te dragen aan je collega’s en hen duidelijk te laten weten waar ze belangrijke informatie kunnen vinden. Stel dit niet uit tot de laatste dag voor je vertrekt; je zult altijd zien dat er dan net een spoedvergadering tussendoor komt. Loop samen ook nog een keer de planning door van de periode waarin jij weg bent. Staan daar nog dingen op waar jouw hulp nog even bij nodig is, dan kun je dat nu nog oplossen. Zo voorkom je dat je op vakantie alsnog geappt wordt met een dringende vraag.

De laatste werkdag voor je vakantie: dit wil je wél doen

Het is natuurlijk verleidelijk om de laatste werkdag voor je vakantie wat eerder die laptop dicht te klappen. Het geeft je net wat meer ruimte om je koffers in te pakken. Maar waar je de inpakstress verlaagt, zal de out of office anxiety juist gaan toenemen. De tijd die je nu kan besteden aan de laatste vakantievoorbereidingen gaat wel af van de tijd om je werk goed af te ronden. Hoewel je waarschijnlijk met je hoofd al in het vliegtuig zit, is het toch goed je to-do-list op kantoor nog even netjes af te werken of taken goed over te dragen. Zo voorkom je dat je tijdens je vakantie toch nog moet gaan bijspringen én begint de eerste dag na je tripje niet met een berg aan taken die zijn blijven liggen. Met die zekerheid begint je reis toch net iets meer ontspannen.

Grenzen aangeven? Juist dát maakt je professioneel

Tijdens het overdragen van je taken is het ook goed om duidelijke afspraken te maken met je collega’s over wat ze van jou kunnen verwachten tijdens je vakantie. Ben je bijvoorbeeld van plan om volledig offline te gaan, of zal je toch af en toe je mail even bijwerken? Als je deze grenzen duidelijk aangeeft, weten je collega’s waar ze aan toe zijn en zul jij niet ongewenst worden lastiggevallen met berichten. Let er wel zelf op dat je je grenzen ook aanhoudt. Toch even een mail beantwoorden terwijl je eigenlijk niet bereikbaar zou zijn, geeft een verwarrend signaal. Daarna wel weer heel strikt zijn over je out of office is dan niet helemaal geloofwaardig meer.

Een slimme out of office bespaart je zorgen

Je hebt vast weleens gehad dat je iemand een mail stuurde en zo’n automatisch bericht terugkreeg waarin stond dat diegene op vakantie was. Het was meteen duidelijk dat je die collega even niet kon bereiken en dat je dus op zoek moest naar een andere oplossing. En dat is ook precies de bedoeling van een out of office-bericht. Door die mail op de juiste manier in te vullen, weten je collega’s precies waar ze aan toe zijn en dat geeft jou ook weer rust. Heb je jezelf voorgenomen om op dringende mails wel te reageren, dan kun je dat in je out of office vermelden. Hetzelfde geldt voor de datum waarop je weer terug bent en voor de persoon bij wie mensen tot die tijd terechtkunnen met hun vragen. Zijn er algemene mededelingen, bijvoorbeeld over de wekelijkse meeting waar jij voorzitter van bent, dan kun je die ook vast in je mail meenemen. Hoe duidelijker je bent, hoe minder groot de berg aan mails zal zijn wanneer je weer terugkeert naar kantoor.

Nu even geen to-do’s

Zo af en toe even de tijd nemen om echt te ontspannen, zorgt er juist voor dat je later weer productiever kunt zijn. Je hebt zo’n break ook even nodig om niet helemaal op te raken. Het is dus niet alleen voor jezelf, maar ook voor je collega’s en baas goed als jij er even tussenuit gaat. Ook mag je er best op vertrouwen dat ze het op kantoor echt wel een weekje zonder jou redden, zeker als je ze met goede instructies hebt achtergelaten. Vertrouw daar dan ook op en probeer je werk echt even los te laten. De eerste dagen zal het misschien lastig zijn, maar dat wordt steeds een stukje makkelijker. Het kan helpen in het begin van je vakantie wat meer activiteiten te plannen. Zo ontdek je de omgeving én heb je afleiding van je werk. Wanneer je dan echt in die vakantiemodus zit en niet meer aan kantoor denkt, kun je ook voor de volle honderd procent genieten op je strandbedje.

Beeld: Stephanie Branchu/Netflix. Bron: Women’s Health, Marie Claire.