e-mailregels

Er zijn dagen dat ik het gevoel heb de vraag “Lies, wat voor werk doe je?” te willen beantwoorden met “Ik ben een e-mailer. Ik verstuur e-mails.” Ik heb een vrij onregelmatige relatie met mijn mailbox, soms ben ik super goed in het bijhouden van alles, maar vaker wel dan niet eindig ik met stapels gemarkeerde e-mails en moet ik een dag inplannen om bijvoorbeeld 130 openstaande dingen te beantwoorden. Ik had gisteren zo'n dag en terwijl ik e-mailde, dacht ik aan het WhatsApp-artikel dat ik had geschreven, dus besloot ik hetzelfde met e-mail te doen. Dus in willekeurige volgorde, Het Grote E-mail Regelboek.

Houd een veilige afstand

Met andere woorden, onthoud de relatie die je hebt met de persoon aan wie je e-mailt en houd je aan goede praktijken. Ik vind het een beetje vreemd als mensen die me nauwelijks kennen dingen mailen zoals “hiiii schat, hoe gaat het met jou en hoe gaat het met het werk? Oh trouwens, ik heb een leuk evenement aankomen bladibla ok en tot snel xoxoxox.” Huh? Kennen we elkaar? Houd het gepast, vooral zakelijke e-mails.

 Houd het kort en krachtig

Sorry, maar ik heb serieus geen tijd om A4-lengte e-mails te lezen, en de rest van de wereld ook niet. Als je verhaal lang is, stuur dan een e-mail met een samenvatting en bied aan om de rest per telefoon te geven.

 Gebruik nooit emoticons

Het lijkt voor de hand liggend, maar je zult verrast zijn hoeveel e-mails versierd aankomen met kleine gele gezichtjes. Vreemd. Kijk, ik geef toe, ik voeg soms ook een ;-) toe om de boodschap een beetje te verlichten, maar niet na elke zin. Dit is vooral belangrijk voor zakelijke e-mails, want wat jij en je vrienden doen is jouw zaak.

Stel niet te lang uit

Ik ga dit uitprinten en op mijn laptop plakken omdat ik een ster ben in het beantwoorden een week later. Niet omdat ik geen interesse heb, maar omdat ik de tijd wil nemen om goed te antwoorden, maar ik lijk nooit tijd te hebben en dan aargh, ik kom er nooit aan toe. Niet acceptabel, niemand houdt ervan om 1000 jaar op een reactie te wachten. Ik ga proberen (proberen!) om een uur per dag te plannen voor e-mailen. Negeer dan e-mails buiten dat uur, anders kom je nooit aan iets anders toe, maar in dat uur moet je vol gas gaan.

Misbruik de CC niet

Denk goed na of al die 18 mensen in cc daadwerkelijk je e-mail willen of moeten lezen. Het kan behoorlijk irritant zijn om onnodig opgenomen te worden in een mailgesprek dat maar doorgaat. “Ja, maar je moet op de hoogte worden gebracht” is het antwoord en dat is prima, maar bel of mail me als alles geregeld is of je klaar bent met een conclusie, en voeg alleen mensen in cc toe als ze onmisbaar zijn.

 Gebruik de bcc

Soms krijg ik een uitnodiging voor iets met alle adressen open en bloot voor iedereen te zien, en dan bevind ik me ineens met e-mailadressen van minstens de helft van de beroemdheden in Nederland. Dus niet chic. E-mails voor veel mensen moeten naar jezelf worden gemaild met de rest in BCC. Punt.

Stuur alles in één e-mail

Dus niet één e-mail om 9 uur met deel 1 en dan om 10:15 de aanvullingen, om 12:30 de bijlagen, om 12:35 de oeps ik vergat bijlagen, om 14:15 een kleine wijziging en dan de samenvatting om 17 uur. Nee, nee, nee. Stuur alles in één e-mail.

 Dwing me niet om over jouw product te schrijven

Ja, dit is zeer marktspecifiek, maar ik moet het even van me afschrijven en misschien leert iemand er iets van. Iedereen in het redactieteam kent deze frustratie, die e-mail die je ontvangt van een totaal onbekend persoon met “het zou geweldig zijn als je een post hierover zou kunnen schrijven.” Of “Persbericht bla bla, wanneer kunnen we een post verwachten?” Ja, natuurlijk zou het geweldig zijn als we een post hierover konden schrijven, maar het werkt niet altijd zo. PR-bureaus zijn anders, zij sturen interessante nieuwsberichten over merken en vooral hebben we veel nauw contact met hen, dus zij weten al wat past bij Amayzine en wat niet. Maar ik heb persberichten ontvangen over een nieuw merk breinaalden en kreeg een week later een leuke e-mail “Ik heb nog geen artikel over ons product gezien, klopt dit? Of komt het nog?” Dit is voor iedereen die ooit een persbericht heeft gestuurd: de redacteuren beslissen wat er gepost wordt en verpakt je product/evenement/wat dan ook zo mooi mogelijk zodat we denken, wahoo, we moeten hier over schrijven!