GETTING THINGS DONE

– Hoe weer op de rails te komen –

Meestal laten we het zakelijke advies aan May-Britt, maar vandaag neem ik haar plichtsgetrouwe taak op me. Ik ben toevallig de meester in het maken van to-do lijsten en ik ga zelfs zo ver dat ik to-do lijsten maak voor mijn to-do lijsten. En het eerste punt op mijn to-do lijsten: maak een to-do lijst. Dus zoals je kunt zien, is het een behoorlijk ritueel geworden en een heel grote rompslomp dat ik zelfs verbaasd ben dat ik tijd heb voor iets anders dan het maken van lijsten.

Afgelopen week was ik op een evenement georganiseerd door Clinique, de lancering van een nieuw product van hen dat is gemaakt voor allerlei huidproblemen. Ideaal voor vrouwen die geen tijd hebben om urenlang in de badkamer door te brengen. Tijdens het evenement kregen we allemaal een boek met de titel ‘Getting Things Done’ geschreven door David Allen, een beroemde productiviteitsgoeroe. Het boek is gemaakt om je hoofd wat rust te geven, alles te plannen en daadwerkelijk voor alle losse eindjes te zorgen zodat je to-do lijsten daadwerkelijk worden afgerond in plaats van verlengd.

Nu weet ik wat je denkt: HOE is dat mogelijk? Nou, dat was precies wat ik ook dacht, maar maak je geen zorgen, ik was een waardige student en ik heb aantekeningen over de vijf verschillende stappen om je hoofd leeg te maken, van het moment te genieten en je niet zo afwezig te voelen tijdens belangrijke vergaderingen. Ik zeg je: lees en leer. Ik weet dat het weer een punt is om toe te voegen aan je al bestaande lijst van dingen om te doen, maar ik kan je verzekeren, het gaat heel constructief zijn en uiteindelijk houd je meer vrije tijd, en is dat niet waar we allemaal naar op zoek zijn?

Stap 1 – Verzamel

Schrijf iets op zodra je er aan denkt. Meestal zeg je tegen jezelf: oh, dit moet ik morgen meenemen, maar dan vergeet je het de volgende dag. Schrijf het op. Proberen alles te onthouden in je al overvolle hoofd is moeilijk. Evernote en Wunderlist zijn nuttige apps die je kunt gebruiken zodat je niet altijd een notitieblok mee hoeft te slepen.

Stap 2 – Beslis

Wat betekenen de aantekeningen die je hebt gemaakt? Ben je van plan iets specifieks te doen met je gedachte(n) of laat je het gewoon zo? Wat ook kan werken, is het maken van aparte lijsten, zoals dingen die je in de nabije toekomst moet doen en dingen die je ASAP moet doen. Beslis of je iets met de aantekeningen die je hebt gemaakt gaat doen, zodat het niet altijd in je achterhoofd blijft hangen. Oh, en houd je aan de twee minuten regel. Als je iets in twee minuten kunt doen (een e-mail beantwoorden of de vuilnis buiten zetten), voeg het dan niet toe aan je lijst, doe het gewoon meteen.

Stap 3 – Organiseer

Organiseer je lijst. Voeg deadlines toe. Het geeft je meer structuur. Zet je berichten in specifieke stapels en houd je administratie up-to-date. Als je dat niet doet, veroorzaak je meer stress dan nodig is.

Stap 4 – Reflecteer

Je maakt de juiste beslissingen als je de tijd neemt om te reflecteren. Het klinkt heel saai, maar plan een tijd in eens per week waarin je alles doorneemt wat je hebt gedaan. En kijk ook goed naar hoe je komende weken eruitzien. Op die manier ben je je meer bewust van wat je al hebt gedaan en geeft het je de kans om wat perspectief te geven op je komende inspanningen.

Stap 5 – Doe

Maak de juiste beslissing op een actieve manier. Wees niet doelloos, maar haal echt het meeste uit wat je doet. Anders zou je het toch niet moeten doen.