Hoe te reizen met collega's

Zo doe je dat

Het klinkt allemaal als een hoop plezier, een uitje met je collega's of een vergadering met investeerders in een andere stad, maar in werkelijkheid kan het buitengewoon vermoeiend zijn. Hoe leuk het ook kan zijn, sommige collega's zijn gewoon niet je vrienden.

 Voor mijn gekke baan ben ik minstens één keer per maand in en uit vliegtuigen met een steeds wisselende groep mensen. Soms ken je iemand, soms niet. En soms vind je ze leuk, terwijl je op andere momenten, hoe zeg ik dit diplomatiek, je bedrijf zo-zo is. Daarom een kort overlevingsgidsje over hoe je met deze situaties omgaat.

Ontmoet elkaar bij de gate

Als je je nog moet inchecken, ontmoet je elkaar meestal bij de incheckbalie. Dit laat je meestal met een uur of twee om te doden op de luchthaven. Mijn advies zou zijn om je reisgenoten op de vriendelijkste manier mogelijk te vertellen dat je nog een paar dingen moet kopen en dat je een chaotische shopper bent, dus je zult ze bij de gate ontmoeten.

Geloof me, niemand vindt het leuk om rond te lopen als een kudde onwetende schapen.

Creëer je eigen ruimte

Ik heb de neiging om achterover te leunen en me vermaakt te houden, hier en daar een paar anekdotes te vertellen, terwijl de waarheid is dat ik eigenlijk geen energie heb om het te doen. Tenzij je in de stemming bent om naar een leuk gesprekje te luisteren, dan is het prima om erbij te hangen en in het gesprek te glijden. Maar na deelname aan zo'n gesprek, heb je misschien geen energie meer over als je geland bent en het doel van je reis begint. Als dat het geval is; laat het ze weten. Zeg dat je een film gaat kijken die je in alle rust hebt gedownload, of dat je je ogen gaat sluiten voor een snelle dutje omdat je vroeg moest opstaan. Als je eerlijk bent, zullen ze het begrijpen. En als ze dat niet doen, so be it. Als je een combinatie van plezier en rust wilt, kun je altijd samen een film kijken. De sfeer blijft hetzelfde, maar je hoeft niet de hele tijd te praten.

Wees op tijd

Heel belangrijk als je met een groep reist. Zorg ervoor dat je de aangewezen tijden respecteert. Ik ben eerder naar de modeweek in New York geweest toen een onbekende collega altijd minstens vijftien minuten te laat was. Zo frustrerend voor een groep.

Als het niet onmogelijk is voor iedereen om op tijd gekleed en klaar te zijn, dan is het ontmoeten in een café een goede optie. Dit maakt wachten minder irritant. Je kunt een kop koffie (of wijn) bestellen om de tijd te doden.

Verwijder de mobiele telefoon

Ik vind het heel belangrijk om wat me-time in te plannen tijdens een zakenreis, maar tijdens de cruciale momenten moet je niet alleen fysiek aanwezig zijn, maar ook mentaal. Laat je telefoon in je tas tijdens het diner en converseer met je gezelschap. Dit zijn de momenten om naar het verhaal van je CFO over wandeltochten in Engeland of de kampeertochten van je bedrijfsstrateeg te luisteren.

Het zijn momenten als deze die ik echt waardeer omdat je geïnspireerd raakt door de diversiteit van het gezelschap.

Hoe om te gaan met vervelend gezelschap

Bijna altijd is er één rotte appel die de boel bederft. Iemand die de neiging heeft om altijd te klagen en het leuk vindt om zijn of haar ongegronde, negatieve mening over iedereen in de wereld die niet aan dezelfde tafel zit te delen. Het maakt me altijd ongemakkelijk omdat A. het de sfeer bederft, B. het allesbehalve inspirerend is en C. je weet zeker dat als je de tafel verlaat, jij de volgende slachtoffer zult zijn. Een manier om met deze situatie om te gaan is het op een humoristische manier te benoemen. “Ik vind je echt leuk, maar het is zo jammer dat je te bang bent om je eigen mening te delen.” Of zeg tegen de rest van de groep: “Dit is Sarah, de vrouw zonder mening.”

Dit verlicht de groep (omdat ze het ook allemaal erg ongemakkelijk vonden) en de oude mopperaar is op een vriendelijke manier weer op zijn of haar plaats gezet.

Keep it real

Een avond doorbrengen op een dak in New York met gin-tonics drinken is duidelijk geweldig, maar collega's zijn collega's en geen vrienden. Alles wat je in een joviale bui tegen hen zegt, kan maanden later tegen je gebruikt worden in een zakelijke kwestie. Heb een goede tijd, maar ga niet te ver. En maak zeker geen schande van jezelf op de dansvloer door te vallen of te kotsen. Voordat je in een totale puinhoop verandert, ben je al netjes  onder je dekens gestopt Heb adequate uitrusting. 

Je bent hier voor werk, dus wees voldoende voorbereid. Heb een volledig opgeladen laptop, een oplader en een opgeladen mobiele telefoon met een extra batterij en voldoende ruimte om een hoop foto's te maken. Alles is in orde, je paspoort is niet verlopen, je hebt je visitekaartjes bij je. Dit alles zorgt voor een geweldige indruk bij je werkgever. En het stelt je gerust.

Betaal voor de minibar.

Stel je voor, je hebt jezelf getrakteerd op een klein aperitief uit de minibar of een zak noten of misschien zelfs een Mars-reep, betaal deze dan bij de receptie. Voor Holland's Next Top Model heb ik ooit twee weken in een hotel doorgebracht en werd ik als een prinses behandeld, maar die extra snacks die ik uit de minibar nam, heb ik zelf betaald. En vergeet niet om een fooi voor de kamermeisjes achter te laten.

heb wat plezier.

Want goed, iemand betaalt veel geld om je hierheen te laten vliegen. Dit betekent dat je in staat bent om iets te doen wat anderen niet kunnen. Geef jezelf een schouderklopje.

nazorg.

Zodra je vlucht is teruggekeerd, vertrekt iedereen naar zijn of haar thuisbasis. Dit kan een beetje vreemd aanvoelen na alles met elkaar gedeeld te hebben (nou ja, niet alles, zie punt 6). Een appje in je groepschat of een e-mail of kaart naar de persoon die de reis heeft gefaciliteerd (je baas bijvoorbeeld) is nooit een slecht idee.

Cadeaus voor de thuisblijvers.

Een macaroon voor de rest van het personeel dat achterbleef en hard werkte, gepersonaliseerde M&M's uit New York, wat zeep, of een schattig paar sokken met palmbomen. Alles is leuk.

Het klinkt allemaal als een hoop plezier, een uitje met je collega's of een vergadering met investeerders in een andere stad, maar in werkelijkheid kan het buitengewoon vermoeiend zijn. Hoe leuk het ook kan zijn….