Happy & Healthy
dit is waarom e-mails ons de das omdoen
Een recente studie heeft aangetoond dat we elke dag 6,5 uur (serieus, zes-en-een-halve-uur) besteden aan het lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Zodra ik 's ochtends mijn inbox open, heb ik minstens 10 nieuwe mails die wachten om geopend te worden. Een paar van Net-a-Porter, enkele mode nieuwsupdates, mensen die hun diensten aanbieden en andere dingen die niet per se belangrijk zijn voor mij om naar te kijken. Elke dag worden we zo gebombardeerd met e-mails dat we het risico lopen de belangrijke (zoals deze) en de leuke berichten over het hoofd te zien door al die andere troep die we ontvangen. Dus hier zijn een paar tips van mijzelf en mensen die ik ken die je e-mail een stuk gemakkelijker gaan maken.
Delete all
Gesproken als een echte Insta-meisje. Ze ontvangt soms tot 400 e-mails per dag (!) en heeft duidelijk niet de tijd om ze allemaal te lezen. Haar oplossing? “Verwijder ze allemaal. Als het echt belangrijk is, sturen ze me een andere e-mail. Of ze bellen me.” Het kan niet eenvoudiger dan dat.
Stop met CC’en
Ik werkte vroeger bij een groot mediaconcern, ook wel bekend als het Nederlandse ministerie voor tijdschriftuitgaven. Ik hield van werken daar, maar het was een beetje overgereguleerd – om het netjes te zeggen. Ze hadden zelfs een vergaderzaalcommissie die hun tijd besteedde aan het organiseren van feesten en bijeenkomsten in de (je raadt het al); vergaderzaal. Geweldig.
In een zo groot bedrijf is iedereen verdeeld over verschillende afdelingen en verschillende afdelingen betekent een heleboel e-mails van een heleboel mensen in CC. Kun je raden wat er met die e-mails gebeurt? Niemand leest ze. En als ze dat doen, lezen ze ze niet goed. Hier is mijn advies; stop met CC’en. Bovendien heeft de term een nare klank. Alsof je een verklikker bent. Stuur gewoon de e-mail door naar de persoon die je hoopt te informeren over wat je hebt geschreven. Op zijn minst is het dan persoonlijker.
Geen BCC
BCC, ook wel bekend als de blinde kopie, is even vervelend, zo niet erger. Ik ga niet liegen en zeggen dat ik het nog nooit heb gedaan, maar het voelde nooit goed toen ik het deed. De ontvanger weet niet dat iemand anders meeleest en die gedachte alleen al zit me niet lekker. En wat als de persoon die je in de BCC hebt gezet per ongeluk ‘alle antwoorden’ klikt en schrijft: “Dat zal haar leren, wat een zeur…”... Ik zou graag willen zien hoe je uit dat kleine probleem komt.
Gebruik een automatische reactie
Maak in je automatische reactie duidelijk dat je veel e-mails ontvangt en dat het enige tijd kan duren voordat je terug kunt reageren. En als je helemaal overspoeld bent met werk en de moed hebt om het te doen, schrijf dan gewoon dat je niet op elke e-mail kunt reageren. Je zou me trots maken!
Unsubscribe
Doe dit elke dag. Meld je af voor alle spam die je dagelijks ontvangt.
Het beste voor je e-mail wanneer je op vakantie bent. Stel je automatische reactie in die aangeeft dat je niet beschikbaar bent, wie ze in plaats daarvan moeten contacteren en dat de e-mail die ze hebben gestuurd zal worden verwijderd. Er is geen betere thuiskomst dan een lege mailbox.
Nu is het tijd om die 6,5 uur in vruchtbaar werk te steken. En af en toe een Net-a-Porter e-mail…
