GETTING THINGS DONE
– Zo krijg je het allemaal weer op een rijtje –
Normaal is het natuurlijk aan May-Britt om het nodige businessadvies te geven, maar vandaag neem ik even plaats op haar stoeltje. Ik ben namelijk meester in het maken van to-do-lijstjes en zelfs zo gevorderd in dit verhaal dat ik to-do-lijstjes van to-do-lijstjes maak en bovenaan mijn lijstje zet dat ik een nieuw to-do-lijstje moet maken. Je begrijpt, het is behoorlijk een ritueel geworden en eigenlijk is het zo behoorlijk heftig dat ik soms vragen krijg of ik überhaupt tijd heb om nog andere dingen te doen in mijn leven naast het maken van die lijstjes.
Vorige week had ik een event van Clinique voor de Smart family, een lijn producten die alle huidproblemen in één flesje aanpakt. En dat is reuze handig voor vrouwen die niet veel tijd hebben, bij wie er genoeg door het hoofd dolt én die dus meer te doen hebben dan drie uur voor een ochtendritueel uit te trekken. Bij dat event kregen we een workshop over het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen, de beroemdste productiviteitsgoeroe ter wereld. Het idee is dat hij wat rust geeft in het godsgruwelijk drukke leven dat we allemaal hebben en daarmee dus wat orde schept en zorgt dat de to-do-list een keer afkomt in plaats van dat ‘ie alleen maar langer en langer wordt.
Nu denk jij: hóe dan? Nou, dat dacht ik ook, maar ik heb driftig voor je meegetikt. In vijf stappen kun je namelijk naar een leeg hoofd, waardoor je wat meer plek hebt om te genieten van het moment en een keer niet zo afwezig overkomt tijdens een belangrijke meeting. Ik zeg; lees en learn. Het kost in het begin misschien wat extra tijd, dus een langere to-do-list, maar uiteindelijk ga je veel en veel sneller en zorgvuldiger werken en houd je zóveel meer tijd over.
Stap 1 – Verzamelen
Schrijf het direct op als je ergens aan denkt. Vaak denk je: oh dit moet ik morgen meenemen, maar dan vergeet je het de volgende dag alsnog. Schrijf dus alles op. Alles onthouden vreet ruimte op in je hoofd en aangezien je zo’n 70.000 gedachten op een dag hebt, kan dat behoorlijk veel zijn. Evernote en Wunderlist zijn apps die je daarbij kunnen helpen zodat je niet overal een notitieboekje mee naartoe hoeft te slepen.
Stap 2 – Beslissen
Wat betekent het wat je hebt opgeschreven? Wil je iets doen met die gedachte of leg je het naast je neer? Je kunt hier ook aparte lijstjes maken, dat je iets op de lange baan schuift of jet zet het op het lijstje van ‘snel te regelen’. Beslis in elk geval of je er iets mee gaat doen, want anders blijft het in je hoofd dwalen. Oh, en hanteer de twee-minuten-regel. Kun je iets binnen twee minuutjes doen (een mail beantwoorden of het vuilnis buiten zetten), dan mag het niet op je lijst terecht komen, maar moet je het gewoon meteen doen.
Stap 3 – Organiseren
Organiseer de boel allemaal. Hang er deadlines aan, heb het voor jezelf op een rijtje. Het wordt alleen maar rommelig als je er niks mee doet. Post leg je dus op stapeltjes en administratie houd je ook gewoon keurig bij. Er ontstaat alleen maar meer onrust als je het niet bijhoudt. En door goed te organiseren neem je er vaak al meteen een beslissing over.
Stap 4 – Reflecteren
Door goed te reflecteren kun je de juiste keuze maken. Het klinkt suf, maar prik elke week even een momentje om alles door te lopen. Klik even een paar weken vooruit in je agenda, maar scrol ook eens terug. Op die manier kijk je veel bewuster naar alles wat je gedaan hebt en kun je dus met het juiste perspectief kiezen.
Stap 5 – Doen
Maak de juiste keuze op een actieve manier. Dus niet klakkeloos uitvoeren, maar kijk echt of het iets voor je betekent. En anders gewoon niet doen. Weg met de ballast.
