Moeilijke e-mails versturen

In 6 makkelijke stappen

Iemand stuurt je een mail waarvan je maag omdraait. Er staan zeven mensen in CC en het lange verhaal komt erop neer dat iemand alle ellende in jouw tuintje wil kieperen. Maar dat gebeurt zomaar niet. Enter; een korte bijles in het schrijven van moeilijke e-mails.

Sowieso moet je de boodschap even laten indalen en broeden op het perfecte antwoord. Ik begrijp dat je je woede en irritatie meteen van je af wilt tikken, maar hoe vaak gebeurt het niet dat je later nog iets beters verzint om te schrijven?

Bovendien is het goed om de mailer te laten voelen dat dit niet je enige project is en je nog wel meer belangrijke zaken aan je hoofd hebt. Diegene laat je rustig even bungelen.

Of in ieder geval zo kort mogelijk. Belangrijke mensen hebben überhaupt geen tijd om lange mails te lezen en eerlijk gezegd haak ik zelf ook af bij een lang epistel. Dan krijg je al gauw een welles-nietes en toen-zei-hij-en-toen-zei-ik niveau. Niet doen. Denk in grote lijnen en denk oplossingsgericht.

Ik vind cc altijd een beetje NSB-erig als het gaat om een conflict tussen twee mensen dat per mail wordt uitgevochten. Tuurlijk, als je een groepsetentje wilt organiseren is de cc een prima middel, of als je een derde persoon bij een gesprek wilt uitnodigen ofzo. Maar bij een ‘dispuut’ staat het net alsof je het zelf niet kunt.

Niet zo chic, bovendien zet die ander het hele rijtje vast wel weer in de CC en lezen ze alsnog jouw briljante antwoorden en haarscherpe, doch korte, analyses.

Ik heb eens een mail gestuurd om 05:30 uur. Ja ’s ochtends. Ik had de hele nacht wakker gelegen en gooide hem er op dat tijdstip uit. Ik begon zelfs nog met: After a good nights’ sleep, wat het alleen maar ongeloofwaardiger maakte.

Stuur jij je mail op een bizar tijdstip in de nacht of in de vroegte dan weet je tegenstander dat je er last van hebt en staat hij of zij al 1-0 voor. Dus ook al schrijf je hem op een onchristelijk tijdstip, je verstuurt hem gewoon om 09:15 uur.

Het is natuurlijk verleidelijk lekker om die nare mail voorzien van een kittige review door te sturen naar die collega die je wel leuk vindt, maar pas op. Gevaar gluurt om het hoekje. Een lieve hoofdredacteur van me reageerde op een bericht van een lastige fotograaf boeboeshoeshoe en toedeloe. Ze wilde het naar mij sturen (omdat die fotograaf me het leven lastig had gemaakt en zij me steunde) maar ze stuurde het zo hatsekiedee naar de postbus van de fotograaf.

En mijn uitgever typeerde de dames van een internationale titel waarvoor ze werkte als ‘magere krengen’, en ook die mail belandde in de verkeerde bus. Ze dankt God en de hemel en iedereen nog steeds dat ze geen Nederlands spraken en ze niet zo behendig waren met Google Translate, maar toch. Niet, niet, niet doen.

Als je echt iets wilt oplossen, is bellen een beter idee. Als je elkaars stem hoort, zijn mensen geneigd tot een oplossing te komen. Woorden kunnen altijd anders opgevat worden dan je ze bedoelde en voor je het weet wordt het conflict per plingetje erger.

Bellen maakt je ook sterk, je durft het beest recht in de bek te kijken. Daarna stuur je dan nog even een mail met alles wat jullie hebben besproken zodat alles duidelijk is. En dan mogen al die bemoeizuchtige types wel in de CC.

Zet ‘m op!