Happy & Healthy
Dit is waarom we kapot gaan aan die e-mail
Uit reent onderzoek blijkt dat we 6,5 uur (zesenhalf uur ja) per dag kwijt zijn aan het lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Als ik ’s ochtends mijn mailbox open, staan er altijd een stuk of tien verse berichten klaar. Een verse lading van Net-a-Porter, LINDAnieuws, drie mensen die hun diensten aanbieden en zo nog wat zaken die eigenlijk niet ontzettend belangrijk voor me zijn. We worden overspoeld met e-mails met het gevaar dat de echt belangrijke (zoals deze) of leuke berichten soms ondergesneeuwd raken door al die onzin.
Daarom wat tips van mensen uit mijn omgeving die je leven een stuk gemakkelijker maken.
Delete all
Dat zegt een vlij invloedrijke Insta-girl. Ze krijgt soms vierhonderd e-mails op een dag en heeft echt geen tijd om ze allemaal te lezen. “Dan delete ik ze gewoon allemaal.” Is haar eenvoudige oplossing. “Als het echt belangrijk is, mailen ze me wel nog een keer. Of bellen ze.” Ja, is eigenlijk geen speld tussen te krijgen.
Stop met CC’en
Ik werkte vroeger bij Sanoma, ook wel bekend als het ministerie voor bladenmaken. Een prachtig bedrijf hoor, waar ik heerlijke jaren heb gehad, maar het is wat overgereguleerd zal ik maar zeggen. In mijn tijd was er bijvoorbeeld een commissie Atrium-activiteiten die zich bezighield met het verzorgen van fuifjes in de grote hal, het Atrium. Afijn.
In zo’n bedrijf zijn heel veel afdelingen en heel veel afdelingen betekent heel veel e-mails en Heel Veel mensen in de CC. Weet je wat dat als gevolg heeft? Dat niemand de mails echt goed leest en niemand zich verantwoordelijk voelt. Iedereen denkt namelijk dat een van die andere 22 mensen het wel doet namelijk. Mijn advies. Stop met CC’en. Ik vind het ook altijd iets onaardigs hebben, iets klikkerigs. Dan kun je nog beter de e-mail forwarden naar iemand die je op de hoogte wilt brengen van wat je hebt verstuurd. Dan is het tenminste persoonlijk.
Geen BCC
BCC, oftewel de blind copy conform, vind ik iets vreselijks onaardigs hebben. Heus dat ik het wel eens heb gedaan, maar ik voelde me er nooit goed bij. De ontvanger weet namelijk niet dat er nog iemand meeleest en dat voelt toch niet helemaal lekker. Bovendien, stel dat de persoon die je BCC’t per ongeluk op ‘reply all’ in plaats van op ‘reply’ drukt en schrijft: “dat zal haar leren, dat aanstellerige zeikwijf”… Tja, knappe kop die dat recht kan kletsen.
Doe een automatic reply
Stel sowieso een automatic reply in waarin je zegt dat je veel e-mails ontvangt en het mogelijk even kan duren voordat je antwoordt. Als je echt lef hebt, zeg je gewoon dat je niet elke e-mail kunt beantwoorden. Dan ben ik echt trots op je.
Unsuscribe
Elke dag even doen. Een paar minuutjes unsuscriben op al die spam die je ontvangt.
Dit is het allerbeste als je met vakantie gaat. Stel een automatic reply in waarin je zegt dat jij er niet bent, vertel bij wie ze wel kunnen aankloppen en vertel ook dat deze mail gedeletet wordt. Dat is nog eens lekker terugkomen van vakantie.
Zo, en nu gaan we die zes en half uur per dag besteden aan nuttige zaken. En oké, af en toe een Net-a-Portertje…
