NA HET LEZEN VAN DIT ARTIKEL HEB JIJ NÓÓIT MEER MAILBOXSTRESS

(Kiki de mailjunk kan het weten)

Zijn er meer mensen met vier mailboxen? Dan begrijpen jullie meteen mijn probleem. Op sommige dagen heb ik last van dikke, dikke mailboxstress. De één na de andere e-mail komt binnenrollen en ik heb het gevoel de hele dag amper wat te doen omdat ik alleen maar in die mails zit te neuzen. Herkenbaar?

Uit een onderzoek van de Universiteit van Californië blijkt dat werknemers die af en toe hun werkmail negeren, minder stress hebben en zich beter kunnen concentreren. Nu klinkt dat op zich vrij logisch, maar dat je gemiddeld zevenendertig keer (!) per uur van scherm verandert als je je mailbox open hebt staan is wel vrij creepy. Vind je het gek dat we niet aan het werk toekomen!

Experimenten wijzen zelfs uit dat druk e-mailverkeer je in een voortdurende staat van alertheid houdt en zelfs tot een versneld hartritme leidt. Pas wanneer je de mailbox helemaal afsluit hoef je minder te multitasken, gaat je stressniveau omlaag en keert je normale hartslag terug. Je begrijpt dat ik de rest van de dag mijn mail niet meer durf te openen…

Dus misschien wel hét perfecte goede voornemen voor het nieuwe jaar: overbodige e-mailstress voorkomen. 6 tips voor een lege inbox in 2016:

We hebben de gewoonte om mailtjes te bewaren met het idee ‘hier kijk ik nog een keer naar ‘ of ‘hier kan ik ooit nog iets mee’. Daar ga je vanaf nu mee kappen. Verwijder mailtjes waar je nu niets mee kunt meteen.

Kies een maximum aantal keren per dag dat je je mail gaat checken. Drie keer op een dag is voor de meeste mensen toch echt wel prima. Laat de rest van de tijd je mailbox dicht en zet eventuele e-mailnotificaties uit.

Reageer dus níet overal meteen op. Vind je dat moeilijk? Zet desnoods in je e-mailhandtekening dat je je e-mail sporadisch leest en als er iets dringend is, dat ze je dan maar even moeten bellen.

Deze tip kreeg ik onlangs van een vriendin: na een lange vakantie en bij een uiterste nood van mailboxstress ALLES in een keer verwijderen zonder te kijken. Ogen dicht en wegklikken, holy shit. Haar argument: “Als iets heel belangrijk is, dan mailen ze wel nog een keer.” Die vind ik vrij heftig, moet ik zeggen. Maar aan de andere kant: hoe belangrijk wil je e-mails maken? Het gros dat binnenkomt is ook gewoon onzin.

Op het moment dat je de tijd neemt om je mail weg te werken, houd dan rekening met deze vier categorieën: 1. Verwijderen (niet boeiende mail), 2. Meteen afhandelen (alle belangrijke mails die in minder dan twee minuten te beantwoorden vallen), 3. Later op terugkomen (e-mails die wel urgent zijn, maar waar je even rustig voor moet zitten) en 4. Doorsturen (meteen doen, dan ben je ervan af. En dan meteen ook uit je eigen mailbox verwijderen.).

Schrijf je uit voor al die godsganse spam. Ik heb -nog veel erger- zelfs een spam-e-mailadres voor nieuwsbrieven. Een kleine blik daarin leert me dat ik ruim dertig e-mails per dag binnenkrijg van onder andere Groupon, Groupdeal, Uitmetkorting.nl, Actievandedag.nl, Travelbird.nl en zo kan ik nog wel even doorgaan. En nu ga ik me voor alles uitschrijven. Basta.

Geschreven door Kiki Düren