Zo maak je een tafelschikking
In 7 handige stappen
De tafelschikking kan de hel zijn of de hemel. Een hele avond naast een collega-journaliste die ooit in kapitalen op Facebook schreef dat ze Amayzine STOM vond is een lange avond, dat begrijp je. Maar als de gastvrouw of gastheer zijn best heeft gedaan en je naast iemand zet die je heel leuk vindt en graag eens beter en langer wil leren kennen, is het een feest. Wij geven nogal eens een diner en ik kan je vertellen dat een tafelschikking voor de Look of the Year Awards maken aan hogere wiskunde raakt. Ga jij maar eens 120 gasten een plek bezorgen waar ze blij mee zijn, rekening houdend met rang, stand en type mens. Afijn. Inmiddels zijn Annick (onze sales-heldin) en ik behoorlijk ervaren in het plaatsen van mensen, dus voel ik dat dit het moment is om wat tips te delen. Voor huwelijken, partijen en uit de hand gelopen diners.
1. Koop post-its
Schrijf de namen van de gasten op post-its. Dus elke post-it draagt een naam. Wij werken vaak ook met twee kleuren post-its, waarbij de gast zelf bijvoorbeeld een roze kleur krijgt en zijn of haar plus een blauwe.
2. Teken de tafel(s)
Vooral als je met meerdere tafels te maken hebt, teken je de tafels op een groot vel zoals ze zich in de ruimte verhouden. Als een van je gasten gaat spreken of een prijs krijgt, is het handig om diegene een beetje vooraan te plaatsen. Vervolgens plak je de post-its op de tafels. Gewoon ergens beginnen. Ik begin meestal met mijn belangrijkste gasten. Die geef je de beste tafel en van daaruit ga je verder denken. Wie wil die persoon om zich heen hebben? Zo ga je langzaam verder plakken.
3. Verdiep je in de mensen
Informeer subtiel of mensen blij worden van het gezelschap dat je voor ze hebt bedacht. Doe het op zo’n manier dat de ander zich vrij voelt om echt te zeggen wat hij het liefste wil. Je gast ziet hierdoor dat je echt rekening met hem houdt en weet nu al dat hij een leuke avond zal gaan hebben. De kans op afzeggingen is daardoor meteen weer veel kleiner.
4. Verdeel je eigen team
Als je zakelijk (maar ook privé) een etentje geeft, is het wel zo netjes om iedereen aandacht te geven. Daarom hebben wij bijvoorbeeld geen Amayzine-tafel bij de Look of the Year Awards, maar verspreiden we alle editors over de tafels zodat iedereen een eigen gastvrouw heeft. Thuis is het ook leuk als je partner aan de andere kant van de tafel zit. Jullie zien elkaar namelijk al vaak genoeg, nu is het tijd om te mingelen.
“Jullie zien elkaar namelijk al vaak genoeg, nu is het tijd om te mingelen.”
5. Houd rekening met rangen
De directeur van het ene bedrijf zet je nu eenmaal niet naast de stagiair van het andere bedrijf. Probeer je te verplaatsen in de persoon in kwestie en bedenk hoe hij de seating zal ervaren. Dat straalt goed op je af als gastvrouw, want je hebt er goed over nagedacht het je gasten naar de zin te maken.
6. Maak een plattegrond
En zet die bij de ingang. Zo hoef je niet alle tafels af te speuren naar jouw naamkaartje. Altijd een heel ongemakkelijk moment. Door een plattegrond te maken met een overzicht van de tafels en de namen van de gasten, zie je meteen waar je zit. Geef de tafels ook een duidelijk bordje met tafelnummer. Als iedereen zit, kun je dat weghalen.
7. Wijs een seater aan
Of doe het zelf, dat is het allerleukst. Weet uit je hoofd wie waar zit. Geloof me, als je zo hebt gepuzzeld, dan zit dat in je hoofd geramd. Je staat bij de ingang, heet iedereen welkom en vertelt meteen waar je ze hebt bedacht. Er is vast iemand die nog even meeloopt naar de tafel om iemand echt helemaal te begeleiden naar zijn plekje.
Succes!
