Kunnen we stoppen met die eindeloos lange mails?

Soms krijg ik mailtjes die ik van schrik wegklik omdat ze zo angstaanjagend lang zijn. Vooral van zakelijke mails met tussenkopjes krijg ik een verhoogde hartslag en ontwijkend gedrag. Het is alsof mijn wiskunde-uurtje op de middelbare school begint, zoooo géén zin in om dit te doen.

Hoe ik met lange mails omga deel 1: ik bel je op. Allereerst om te zeggen dat ik je mail allejezus lang vindt en daarna om te vragen of je het me telefonisch uit kan leggen. In dit geval ben je twee keer tijd kwijt, wat ik je dus ten zeerste af zou raden.

Hoe ik met lange mails omga deel 2: ik sleep je mail na het lezen van een intro meteen in mijn archief. Op het moment dat het erop lijkt dat ik de informatie nodig heb, dan duikel ik het stuk tekst op en scan ik de boel op zoek naar een mogelijk antwoord.

Een lange mail is zonde van jouw tijd, want jij moet ‘m schrijven. Maar een lange mail is ook zonde van mijn tijd, want ik moet me eerst tien keer bedenken dat ik het lezen uitstel voor ik ‘m ga lezen en beantwoorden. Ik pleit er daarom voor dat een zakelijke mail nooit langer is dan twee alinea’s. Je begint met een ‘hoi, hoe is het, hoe was je weekend’ en komt ter zake in de tweede alinea. Of je begint zoals ik altijd doe met de ter zake en schrijft daarna het gezellige ‘hoi, hoe is het, hoe was je weekend’ erboven. Maar wat je ook doet, doe vooral niet bold in je mails als het geen tussenkop betreft. Dikgedrukte woorden zijn eigenlijk een belediging, het zegt: waarschijnlijk lees je dit toch niet goed, dus dit doe ik zodat je het wel leest, waarmee je de kansen vergroot dat iemand (ik) je mail nog minder snel gaat lezen.

Na de eindeloze-ellenlange-onverdraaglijke heb je daar ook nog de te korte mail, die ronduit bot is. Zorg dat je korte mail nooit korter is dan vijf woorden en zorg dat je begroeting en naam hier onderdeel van zijn. “Ja, is goed. Groet, Lisa” is echt een prima mail om te krijgen. Maar als je alleen “Prima” krijgt, dan zou dit zoveel meer kunnen zeggen. Bijvoorbeeld: “Prima, bekijk het, ik ben boos op je en antwoord daarom in één woord.” Maar ook: “Prima, ben ik helemaal oké mee, maar ik beantwoord mijn mails op de wc en daarom kan het even niet langer.” In allebei de gevallen wil je niet dat de ontvanger dit denkt. Met collega’s kun je onderling trouwens een code afspreken, zodat je niet te veel tijd verdoet in de mailbox. Zo hebben wij ‘akkoord’, waarbij de ontvanger weet dat het de vrolijke versie van ‘oké’ is.

Je begrijpt: mailers zijn net mensen.