Je hoeft maar 2 keer per dag je mail te checken

Voor ik begin met mijn relaas over wat ik van mailen vind, wil ik iedereen die mij af en toe mailt alvast oprechte excuses aanbieden. Sorry, het is niet persoonlijk. Zo, dat hebben we getackeld, dus daar gaan we. Eigenlijk kom ik het liefst zo weinig mogelijk in mijn inbox. Als je het mij vraagt is mail de vloek van de werkdag.

Allereerst heb ik de pop-up van mijn mail uitstaan. Niet alleen op mijn telefoon trouwens, ook die van mijn laptop. Ik heb geen zin om door zo’n notificatie mijn mailbox in getrokken te worden om er nooit en te never meer uit te komen. Verder ben ik de nachtmerrie van iedereen die mailt vanuit een mailinglijst, want die lees ik selectief. Heel selectief. Vrij vertaald: alleen wat me een beetje amusant lijkt redt het tot een opening, de rest niet.

Dan de lengte van een mail, want die luistert nauw. Eigenlijk is alles langer dan twee alinea’s gewoon te lang. Pak dan maar gewoon de telefoon. Of nog beter: kort dat bericht in. En dat zegt iemand die van schrijven haar beroep heeft gemaakt. Inderdaad, het is me menens. Wat je ook doet, onderstreep geen woorden of maak ze niet dikgedrukt als het geen kop of tussenkop betreft. Mensen (zoals ik) raken hiervan in paniek.

Ik dacht vroeger, toen ik nog onwetend was, dat je de werkdag hoorde te beginnen met je mail. Het was voor mij zo’n grote-mensen-bezigheid. Later als ik groot ben, dan ga ik mijn werkdag ook beginnen met het heel belangrijk checken van mijn inbox. Inmiddels weet ik dat als je één voet in je mail zet, je er de rest van de dag niet meer uitkomt. En dus begin ik mijn werkdagen niet meer met mijn mail, maar met projecten waar ik een helder hoofd voor nodig heb, zoals een stuk tikken. Dat pak ik helemaal goed aan volgens Timothy Ferris, de auteur van Een werkweek van vier uur. Hij beweert zelfs dat je maar één en maximaal twee momenten per dag nodig hebt om je mail te doen.

Het eerste moment is om 12:00 uur of net voor je lunch. Blijf rustig ademen als je nu verstijft bij het idee dat je een hele (!) ochtend niet mag mailen. Ferris heeft een simpele en plausibele uitleg. Je hebt dat frisse hoofd nodig om productief te werken en al dit werk doe je eigenlijk voor 11:00 uur ‘s ochtends, je mail checken is een belemmering en een enorme tijdverslinder. Ook weleens het gevoel aan het einde van je werkdag dat je alleen maar gemaild hebt? Kijk, dat bedoel ik. Daarnaast hoef je eigenlijk pas op dat tijdstip je inbox te bekijken, omdat mensen dan op z’n vroegst gereageerd hebben op jouw verzonden mails op het tweede mailmoment van de dag. Namelijk: 16:00 uur. Dit zijn de twee tijdstippen waarop je het meest kans hebt om reactie op belangrijke mails binnen te hebben. Hoef je dus ook niet als een slaaf de hele dag te refreshen. En uit onderzoek blijkt dat hoe minder je mailt, hoe productiever je bent.

Het is eigenlijk zo simpel. En rustgevend. Timothy Ferris pleit zelfs voor maar één keer per dag je mail te checken, maar daar raak ik zelfs een beetje van in paniek. Ik vind dat we het moeten proberen. Doe je mee? En als je zeker wilt weten dat ik je mail lees, dan weet je nu ook hoe laat je me te pakken kunt krijgen.