De nieuwe 1-3-5-regel maakt je een stuk succesvoller

To-do-lijstjes zijn mijn beste vrienden; overzicht hebben over wat je op een dag moet doen, geeft meer rust. En het voelt ook heel lekker om dan iets af te kunnen strepen. Maar soms voelt het alsof je lijst aan het einde van de dag nog tot op de grond komt en hij echt nooit af gaat komen. Het kan dan zijn dat je je taken op een verkeerde manier indeelt. Volgens experts is de 1-3-5-regel dé truc die jou gaat helpen om alles af te kunnen strepen.

De fouten bij to-do-lijstjes

Vaak schuiven we het niet afkrijgen van onze takenlijst af op het feit dat er onverwachte dingen tussenkwamen of beschuldigen we onszelf van uitstelgedrag. Geen gekke gedachte, maar eigenlijk kun je al voordat je aan een lijst begint inschatten of deze wel of niet haalbaar is. Als je oneindig veel taken opschrijft, kun je er al van uitgaan dat dit niet gaat lukken. Dat je al die dingen moet doen, wil niet zeggen dat het ook allemaal op één dag moet en kan. Ook het bepalen hoe lang je vervolgens met je verschillende opdrachten bezig bent, blijkt moeilijker dan gedacht. Het grote probleem: we gooien al onze to-do’s altijd maar op een grote hoop, zonder er even goed over na te denken. En dat is precies waar de 1-3-5-regel je mee kan helpen.

Hoe werkt het?

De 1-3-5-regel gaat ervan uit dat je op per dag één grote, drie middelgrote – en vijf kleine taken af kunt krijgen. Om te beginnen, maak je die lange lijst zoals je dat eigenlijk altijd doet. Daarna komt het belangrijkste punt: je taken sorteren op hoe groot ze zijn. Een belangrijke deadline aan het einde van de week is bijvoorbeeld een grote taak, en het bijwerken van je mail een kleine. Zo heeft je lijst dus maximaal negen punten; klinkt te doen toch? Het zal soms best lastig zijn om maar negen dingen te kiezen, je wilt geen werk laten liggen. De 1-3-5-regel dwingt je om kritisch te zijn over welke taken nú echt het belangrijkst zijn. Een dag is niet eindeloos en je zult dus wel moeten kiezen. Anders kom je echt nooit van die lijst af.

Nog wat tips

De 1-3-5-regel geeft dus al een duidelijke indeling en lengte van je to-do-lijst. Maar er zijn nog een paar extra tips om er echt alles uit te halen.

1. Schrijf je taken zo duidelijk mogelijk op
Als je al denkt wat staat hier nu en wat moet ik nou eigenlijk doen, werkt dat niet motiverend. In plaats van alleen ‘e-mails’, schrijf je bijvoorbeeld op e-mails sorteren. Hoe concreter de taak, hoe sneller je eraan zal beginnen.

2. Begin met de moeilijkste taak
Op een to-do-lijst staat altijd één taak die je het liefst zo lang mogelijk uitstelt. Hij is wat moeilijker en kost meer tijd. Hoe verleidelijk het ook is om eerst de makkelijkere dingen te doen, is het juist goed die ene boosdoener meteen te tackelen. Je kunt het maar gehad hebben toch? Dan is de rest van je dag ineens easy.

3. Neem de tijd om je lijst te maken
Even vijf tot tien minuten nemen om je 1-3-5-lijst te maken, zorgt ervoor dat je een overzicht hebt voor je dag. Je hoeft niet na iedere taak weer te gaan bedenken wat je nu eens zal gaan doen en dat bespaart een hoop tijd. Vlak voordat je naar huis gaat vast je lijst voor de volgende dag maken of daar meteen in de ochtend mee beginnen, zorgt voor een zo productief mogelijke dag. En dat wil je natuurlijk.

4. Wees flexibel
Ik kan me voorstellen dat negen taken soms alsnog veel lijkt, zeker op een dag vol afspraken. Het is dan ook helemaal niet erg om flexibel om te gaan met de 1-3-5-regel en deze rustig op te bouwen. Begin bijvoorbeeld met een 1-2-3-versie, hier kun je dan rustig meer taken aan toevoegen als je merkt dat je meer tijd overhoudt. Er kunnen gedurende je werkdag natuurlijk ook nog spontane opdrachten bijkomen. Om dat op te lossen, kun je wat plekjes openhouden in je lijst waar je deze taken in kunt zetten. Je kunt de regel helemaal naar je eigen hand zetten, zo lang je maar bewust bezig bent met wat je wanneer gaat doen en je vooral niet te veel wilt.

Bron: The Everygirl | Beeld: Netflix