9 dingen die iedereen fout schrijft in een zakelijke mail

Heb je niet zo opgelet tijdens je lessen Nederlands, vroeger, op de middelbare school? Foei. Want daar ligt je basiskennis in je taalgebruik. En laat dat nou net handig zijn als je als volwassene ooit moet gaan mailen. Spoiler: dat moet bij elke baan.

Er zijn fouten die iedereen maakt bij het schrijven van een zakelijke mail. Zonde, want daardoor kom je een stuk minder sterk en professioneel over.

1. Verkeerde naam

Dit kan natuurlijk echt niet. Kijk altijd goed naar wie je mailt en hoe je de (bijzondere) naam van diegene precies spelt. Vrij belangrijk, zeg maar. Want als je iemands naam al verkeerd hebt, kun je daarna nog maar weinig goed doen.

2. Hou het formeel

Praat netjes, als je het zakelijk wilt houden. Sommige afsluitingen, zoals “Gr.” of “Bye!”, kunnen informeel of nonchalant overkomen. Gebruik liever afsluitingen zoals “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend,” afhankelijk van de situatie. Houd de toon liever iets te professioneel dan andersom.

3. Gebruik geen emoji’s

Nee, nooit. Doe je maar op de app naar je vriendinnen.

4. En let dus op je spelling

Spelling- en grammaticafouten zijn erg storend en kunnen je geloofwaardigheid aantasten. Maak gebruik van een spellingscontrole of lees je e-mail nogmaals door om dergelijke fouten te vermijden. Geen d’s en t’s neerzetten daar waar het eigenlijk niet nodig is.

5. En ook geen gekke Hoofdletters of uitroeptekens

Hoofdletters en uitroeptekens kunnen agressief overkomen. Schrijf niet hele zinnen in hoofdletters en gebruik maximaal één uitroepteken. Het kan vaak voldoende zijn om je punt duidelijk te maken zonder dit soort nadruk. En nee, niet elk woord begint zomaar met een hoofdletter ook al denk je van wel.

6. Je onderwerp

Niet één vaag woordje erin zetten, dat is te onduidelijk. Een vage onderwerpregel zoals “Vraag” of “Hallo” kan ervoor zorgen dat je e-mail minder prioriteit krijgt. Gebruik een specifieke onderwerpregel die duidelijk maakt waar de e-mail over gaat, zoals “Afspraakvoorstel voor project X” of “Feedback nodig op rapport Y”.

7. Vergeet je bijlagen niet

Slordig. Veel mensen vermelden in de tekst dat er een bijlage is, maar vergeten deze daadwerkelijk toe te voegen. Dit kan rommelig overkomen en tijd kosten voor beide partijen. Controleer altijd of bijlagen zijn toegevoegd voor je op ‘verzenden’ drukt.

8. Gebruik ook niet te moeilijke woorden

Hoewel vaktaal soms nodig is, kan een overvloed aan jargon de lezer verwarren of de boodschap vervagen. Houd het eenvoudig en leg termen uit wanneer je niet zeker weet of de ontvanger ermee bekend is.

9. Maar de fouten die we allemaal maken…

Een verkeerde persoon mailen die je eigenlijk niet moet hebben voor jouw vraag. Je datum verkeerd in je bijlage. Een onderwerp dat helemaal mist. Of een afsluiting die helemaal mist. Denk aan je inleiding, middenstuk en slot. Zonde, zonde, zonde. Let op je mails, want je wilt het toch maken in deze wereld? Daar horen zakelijke communicatiemiddelen gewoon bij.

Focus, concentratie en go for it. Deze 9 fouten maak je in ieder geval nooit meer. Bye!

Beeld: Emily in Paris, Netflix