ORGANISE YOUR LIFE

IN 12 STAPPEN

“Hóe doe je het?” die vraag wordt me minstens een keer per dag gesteld. Ik heb drie dochters, een 70 uur per week werkende man en werk zelf ook fulltime plus. Vervolgens schrik ik want ja, jee, daar vraag je me wat. Hoe doe ik het eigenlijk? Geen idee. Heb zelf het gevoel dat ik altijd aan het rennen ben. Het voelt als lopen op brandende kooltjes; als je blijft rennen, lukt het allemaal net maar verlies je de vaart, brand je je voeten.

Ik kus de grond waar mijn ouders en onze nanny Stella op lopen want zij zijn onmisbaar in mijn leven. Wassen, strijken, receptje halen bij de dokter, ik heb daar allemaal geen tijd voor. Dus, in antwoord, hoe ik het doe? In ieder geval niet alleen. En in alle eerlijkheid, er mag best wat meer structuur in mijn leven want er is altijd wel iets kwijt, een rekening onbetaald (sorry for that) of een afspraak die moet worden afgezegd. Afijn. Tijd om de boel eens op te strakken dus ik dook het Internet op en keerde met 12 fijne vondsten huiswaarts. Jij hebt er vast ook wat aan.

Sta vroeg op

Anna Wintour (en haar dochter Bee trouwens ook) staan om 05:00 uur op. Daarmee hebben ze altijd twee uur voorsprong op de rest van de wereld en die gaat niemand ooit meer inhalen die dag. Vroeger ging ik nog wel eens om 08:00 uur naar kantoor. Dat uurtje tussen mij en de rest van de collega’s voelde als een halve dag. Helemaal op orde begin je zodat je altijd wat rek hebt voor iets dat spontaan tussendoor komt.

Zeg eens ‘nee’

Werkmatig vind ik dit heel lastig maar echt, als je goed bent in je werk moet er minstens een persoon zijn die jou kan vervangen. Dat is goed leiderschap namelijk. Bij Marie Claire hadden we de zin ‘Iedereen moet onder tram 16 kunnen lopen’ en dat klinkt wat hard, maar het is wel zo. Al heb ik liever dat ik twee weken met vakantie kan wetende dat de boel niet instort. In mijn vak is er altijd wel een presentatie, een borrel, een opening of een feestje. Het is onmogelijk ze allemaal te bezoeken. Choose your battles, pick your parties. Bovendien, als je er niet altijd bent is het extra leuk wanneer je wel van de partij bent.

Stop met druk zijn, wees productief

Als je niet uitkijkt, is druk zijn straks de reden waarom je niet toe bent gekomen aan datgene wat echt belangrijk was. Druk zijn kan ook een way of life zijn. Ik rende vroeger ook altijd door de gang naar de printer en dan weer hijgend terug. Je denkt dat het heel fanatiek staat maar eigenlijk laat je zien dat je je zaakjes niet voor elkaar hebt en staat het ook een beetje kinderachtig.

Stop met multitasken

Ik ben enorm schuldig aan veertig dingen tegelijk willen doen. Een appje sturen naar Jet, een Instagram-bericht-posten, luisteren naar de onderzoeksinsteek van stagiair Maud en ondertussen een tinyurl maken van de laatste post en die op facebook zetten. Met een beetje pech ben ik dan ook nog mijn nagels aan het lakken. Het gevolg; Minstens een tikfout in mijn Instagram-post, een half oor voor Maud, nagellak aan mijn roomwitte Tod’s tas. Enfin, alles niet goed gedaan wat meer tijd kost uiteindelijk met een minder resultaat.

Creëer een stoor-me-niet-bubbel

Bij amayzine zeggen we vaak ‘ik ben even uit de lucht’ en maken dat zichtbaar door een koptelefoon op te zetten. Dan weten je collega’s dat ze je even met rust moeten laten. Even de zaken parkeren tot een later moment. Verder is het goed je email en je whatsapp even uit te zetten zodat je echt niet gestoord wordt tijdens het schrijven van je stuk of dat waar je op dat moment even volledige concentratie voor nodig hebt. Je kunt ook even in een apart kamertje gaan zitten. Vraag je collega’s dat te respecteren en je zult zien hoe fijn het werkt.

Maak een won’t do list

Eerst maak je natuurlijk een To Do list. Probeer die in hapklare brokken van tien minuten taakjes te verdelen. Ik kan bijvoorbeeld bijna geblokkeerd raken van alles dat ik nog moet doen dat ik in die tijd dat ik me er druk om maak al wel 6 klusjes had kunnen afronden. Afijn, een to do list dus. Maar een won’t do list geeft minstens zoveel ruimte in je hoofd. Bekijk wat geen urgentie heeft of wat prima door een ander kan worden gedaan. Ik leef altijd in de ijdele waan dat ik het écht zelf moet doen maar geef een ander ook de kans. En je zult zien dat, als je de juiste persoon kiest dan hè, net zo goed is als jij.

Tidy Friday

Deze vond ik bij een life-organiser. De vrijdag is de ideale dag om alles wat op je bureau rondzwerft te ordenen, te bekijken wat nog gedaan moet worden en alle betalingen te doen. Verder is het o zo heerlijk om op vrijdag de komende week even door te nemen, te zien wat je nog nodig hebt en waar nodig nog een friendly reminder stuurt naar mensen om je bepaalde dossiers toe te sturen. Kom jij even georganiseerd over.

Werk alsof het je laatste dag is

Niet echt natuurlijk maar die dag voordat je met vakantie gaat, dan kun je toch bergen verzetten? Als je even gas moet geven om je workload weer in proporties te krijgen, denk dan aan die ene dag en je zult zien dat je zo voldaan naar huis rijdt die avond.

Gooi het eruit

Het belangrijkste is misschien wel benoemen dat je overloopt. Ja, je mag zelfs even stampvoeten en huilen is ook toegestaan. Even dan hè, even. Daarna pak je een leeg, overzichtelijk notitieblok en je lievelingspen. Naast je zet je een kop thee en je gaat aan de slag. Schrijf op wat je dwars zit, wat er allemaal nog gedaan moet worden. Gooi het eruit. Daarna ga je orde aanbrengen en groepeer je de zaken op volgorde van belangrijkheid. Je zult zien, vanavond slaap je goed.

Prepare

Toen ik hoofdredacteur van Marie Claire was, had ik de intense luxe van een assistent. Zij stuurde me altijd de avond van tevoren een smsje met de agenda van de volgende dag. Kon ik daar een beetje rekening mee houden met mijn kleding bijvoorbeeld en met wat ik mee moest nemen ter voorbereiding. Heerlijk zo’n P.A. maar je kunt natuurlijk ook zelf even door je agenda scrollen. Leg je kleding vast klaar, zorg dat je telefoon en je laptop zijn opgeladen en ruim bijvoorbeeld vast even de vaatwasser uit. Echt, een oase van rust de volgende dag.

Plan, plan, plan, plan

Er zijn hele goede planners te koop. Ik houd enorm het op te schrijven maar er zijn ook heel goede apps die je helpen de boel een beetje in structuur te brengen. Voordeel is dat je die app tenminste altijd bij je heeft want het zou echt iets voor mij zijn om die planning weer ergens te laten slingeren.

Keep it real

Zelfs jij bent maar een mens. Niemand zal je erop aanspreken dat je niet naar die klassenborrel bent gegaan of die verjaardag van je buurjongen een keertje over slaat. En als ze er wel wat van durven zeggen; bedenk dan maar Those who mind, don’t matter and those who matter don’t mind.

En zo is het.