Regels van het emailen

 Er zijn dagen dat ik op de vraag “goh Lies wat voor werk doe jij?” wil antwoorden met “nou ik ben emailer. Ik verstuur emails.” Nu heb ik een redelijk afwisselende relatie met m’n mailbox, want soms ben ik er super goed in om alles bij te houden maar vaker kom ik er niet aan toe en stapelen de gemarkeerde maitjes zich op en moet ik een maildag inlassen om de 130 openstaande dingen te beantwoorden. Zo’n dag had ik gister en al mailende bedacht ik me dat wat we over Whatsapp schreven, dat dat ook over mail te vertellen valt. Dus daarom in willekeurige volgorde, Het Grote Email Reglement.

Hou gepaste afstand

Als in, weet wat je relatie is met degene met wie je mailt en gedraag je daarnaar. Ik vind het altijd een beetje vreemd als iemand die ik niet ken me mailt met “hooooi schat hoe gaat het gaat het lekker op werk he trouwens ik heb een leuk eventje voor je bladibla oke nou tot snel xoxoxo.” Huh? Kennen wij elkaar? Hou het gepast, zeker als je zakelijk mailt.

 Hou het kort en bondig

Het spijt me maar ik heb geen tijd om een mail van acht A4’tjes te lezen, en met mij de rest van de wereld. Als het verhaal dat je te vertellen hebt heel lang is, stuur een mail met een samenvatting en het verzoek de rest telefonisch toe te lichten.

 Gebruik nooit emoticons

Lijkt voor de hand liggend maar het zal je verbazen hoeveel mails er binnenkomen die van A tot Z volzitten met gele poppetjes. Onbegrijpelijk. Kijk ik geef toe, ik gooi ook wel eens ergens een ;-) tegenaan omdat die de toon van de tekst soms net even wat luchtiger kan maken, maar doe dat één keer en niet na elke zin. Dit gaat overigens vooral op voor zakelijke mails, wat je naar je vrienden stuurt moet je natuurlijk lekker zelf weten.

Wacht niet te lang met antwoorden

Deze ga ik printen en op m’n laptop plakken want ik ben er ook een ster in om pas een week later te antwoorden. Niet omdat het me niet interesseert maar omdat ik even de tijd wil nemen om je goed te beantwoorden maar die tijd is er steeds niet en aarghh dan komt het er dus niet van. Maar dat is natuurlijk eigenlijk onacceptabel, niemand vindt het leuk om 1000 jaar te moeten wachten op een response. Wat ik vanaf nu probeer (probeer!) te doen, is een dagelijks uur in te lassen om m’n mail bij te houden. Buiten dat uur negeer je inkomende mails want anders kom je nooit meer ergens aan toe, en in dat uur doe je even full speed tikken.

Misbruik de cc niet

Bedenk even goed of die 18 mensen die je in de cc doet allemaal echt die mail moeten lezen. Het is soms heel irritant om zinloos in een mailconversatie te zitten die maar dóór gaat. “Ja maar je moet wel op de hoogte zijn van dit en dat” is dan het antwoord en dat is ook prima, maar mail of bel me als alles is geregeld of klaar is met de conclusie en zet alleen de mensen in de cc die ook tijdens het proces onmisbaar zijn.

 Gebruik de bcc

Ik kreeg wel eens een uitnodiging voor iets waarin alle geadresseerden gewoon open en bloot in het aan-veld stonden dus toen had ik de emailadressen van ongeveer heel beroemd Nederland. So not chique. Dingen die je naar veel mensen tegelijk mailt mail je naar jezelf, met in de bcc de rest. Punt.

Stuur alles in één mail

Dus niet om 09:00 een mail met deel 1 van het stuk, dan om 10:15 nog een paar toevoegingen, om 12:30 de bijlagen, om 12:35 oeps vergeten nu écht met bijlagen, om 14:15 nog even een kleine aanpassing en om 17:00 nog even alles samenvattend. Nee. Nee nee nee. Stuur gewoon één mail met daarin alles meteen af en klaar.

 Verplicht mij niet tot schrijven over jouw product

Ja deze is vrij specifiek voor het werk dat wij doen maar ik móet het even van me afschrijven, en misschien leert iemand er nog wat van. Want iedereen die ik ken op een redactie kent deze frustratie, dat je een mail krijgt van een totaal onbekend iemand waarin staat “het zou heel fijn als je hier even een post over kunt schrijven.” Of, “persbericht blabla wanneer kunnen we de post verwachten?” Ja natuurlijk zouden júllie het fijn vinden als we hier een post over schrijven, maar zo werkt het niet. Met pr-bureaus is dat anders, zij sturen interessant nieuws over merken en bovendien hebben we veel contact met die bureaus dus weten ze inmiddels wel wat wel en niet bij Amayzine past. Maar ik heb wel eens persberichten gekregen over een nieuw merk breinaalden en kreeg dan een week later doodleuk een mail met de tekst “ik heb nog geen artikel voorbij zien komen over ons product, klopt dat? Of moet het nog komen?” Voor iedereen die wel eens een persbericht stuurt: de redactie bepaalt altijd wat wel en niet geplaatst wordt en pak je product/event/waddanook zo leuk mogelijk in zodat wij denken, wajooo hier móeten we over schrijven!