Zo maak je de perfecte to-do-list

Hoewel het heel overzichtelijk lijkt, is een to-do-list vaak toch een beetje één grote berg van al je taken. Er zit vaak niet echt een structuur in van hoe lang je ergens mee bezig bent of welke dingen nu het belangrijkst zijn. Het gevolg: aan het einde van de dag heb je maar je halve lijst af kunnen strepen, en dat geeft niet echt dat voldane gevoel. Maar geen paniek, onderneemster Grace Beverley bedacht met haar bedrijf The Productivity Method dé oplossing om wel echt productief te zijn: stop met de lijstjes en maak een to-do-tabel.

Een betere organisatie

Nu snap ik dat je denkt: een hele tabel maken kost toch alleen maar meer werk? Maar dat valt dus best wel mee. Het gaat er vooral om dat er wat meer structuur komt in die berg aan taken. Volgens Grace doe je dat door alles op te delen in drie categorieën: snelle vinkjes, taken en projecten. De snelle vinkjes zijn de kleine handelingen die je binnen ongeveer vijf minuten af kunt hebben, een e-mail beantwoorden bijvoorbeeld. Onder de ‘taken’ valt alles waar je zo tussen de vijf en dertig minuten voor nodig hebt. Ze nemen niet je hele dag in beslag, maar je bent er toch net wat langer mee bezig. Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden van een presentatie. Alle echte grote to-do’s noemen we de projecten. Vaak zijn dit dingen die je niet in één dag af hebt en waar je met de snelle vinkjes en taken steeds een stap in maakt. Door deze toch op je dagelijkse lijst te zetten, blijf je je volgens Grace ervan bewust en houd je de motivatie om ermee bezig te blijven. Zo’n groot item uiteindelijk kunnen afstrepen is dan natuurlijk ook extra lekker. Om alles overzichtelijk op te schrijven kun je een planner gebruiken, maar een gewoon notitieboekje werkt zeker zo goed. Als eerst schrijf je al je tijdsgebonden afspraken op, bijvoorbeeld je vergaderingen of deadlines; dat zijn je non-negotiables. Zo zie je meteen waar je gaatjes in je planning hebt, die je kunt gaan opvullen. Dertig minuten tussen twee meetings geeft je mooi de ruimte om een ‘taak’ af te ronden, of zelfs zes snelle vinkjes te zetten. Het is in het begin misschien een beetje een puzzel, maar zo weet je zeker dat je je tijd zo productief mogelijk invult. En veel kunnen afstrepen is natuurlijk heerlijk.

Nog wat tips

Om de to-do-tabel echt eigen te maken en ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk uit je dag haalt, zijn er nog een aantal extra tips.

1.     Verfijn je categorieën
De tijden die Grace koppelt aan de snelle vinkjes en de taken zijn vooral een richtlijn. Je kunt deze zelf aanpassen naar wat past bij jouw baan. Misschien duurt voor jou een kleine handeling toch al wel een kwartiertje en ben je met een gewone taak toch al snel een uur bezig. Ook dat is helemaal oké. Het gaat er vooral om dat je een onderscheid maakt in de grootte van de taken, zodat je ze zo goed mogelijk kunt verdelen over je dag.

2.     Kies je kerntaken
Een (werk)dag loopt wel eens anders dan je had gepland. Er komt wel eens een onverwachte opdracht bij, die je schema in de war gooit. Het is daarom goed om van tevoren een aantal van je taken te kiezen als jouw kernpunten. Wat er ook gebeurt, die handelingen moeten die dag af zijn. Mocht er dan toch ineens iets bijkomen, dan zie je meteen welke dingen je door kunt schuiven en welke niet. Zo weet je zeker dat je echte must-do’s gedaan worden en voelt de dag hoe dan ook als een succes.

3.     Let op je energie
Sommige mensen staan meteen aan zodra ze uit bed komen, anderen hebben toch iets meer tijd nodig om op te starten. Door voor jezelf te bepalen bij welke van de twee groepen je hoort, kun je jouw to-do-tabel zo slim mogelijk indelen. Ben je een echt ochtendmens? Dan is het juist goed om je wat grotere of moeilijkere taken vroeg op de dag te plannen. Word je toch pas later echt productief? Dan kun je misschien beter je snelle vinkjes in de ochtend plannen, zodat je helemaal aan staat bij de grotere taken.

4.     Blijf je tabel checken
Zeker in het begin zal het misschien lastig zijn om de tabel helemaal goed in te delen. Je kunt niet altijd precies inschatten hoe lang je ergens nu echt voor nodig hebt. Maar hoe langer je op deze manier werkt, hoe beter je je verschillende taken in de juiste categorie kunt indelen en hoe beter je weet hoe vol je alles kunt plannen. Het is daarom goed om regelmatig even te kijken naar hoe jij je tabel maakt. Misschien merk je dat je na een meeting toch niet meteen iets nieuws wilt plannen, maar dat een pauze toch fijner is. Beetje bij beetje kom je uiteindelijk bij die perfecte planning.

5.     Wees een beetje lief voor jezelf
Het liefst vink je natuurlijk iedere keer de hele tabel af, maar er zijn wel eens dagen dat het even wat minder lukt. Misschien heb je een keer alleen je kerntaken kunnen doen en moest je wat meer doorschuiven; en ook dat is oké. De andere taken neem je gewoon mee naar de volgende tabel, morgen weer een dag.

Bron: The Everygirl