Dit is waarom je werkdag altijd te kort is

Soms kijk ik aan het einde van de dag naar wat ik had moeten doen en vraag ik me af of mijn uren verdampt zijn. Hoezo zijn er maar drie grote klussen af? Waarom zit ik als enige nog na zessen te buffelen, terwijl wijn op het terras ook lekker zou zijn? Is er iemand die stiekem meer werk op mijn bord gekieperd heeft? Tijd lijkt soms op te lossen waar je bij staat en de grootste urenvreters zijn: afspraken.

Eerlijk: hoe vaak zit je verplicht bij een meeting waarvan je denkt dat je de uitkomst ook prima in de notulen kunt lezen? Of schuif je het laatste kwartier op je stoel heen en weer omdat je hoofd alweer bij die stapel mails of je takenlijst zit? Afspraken zijn een soort sinkhole waarin al die kostbare minuten, uren en dagen verdwijnen en dan vooral de onnodige afspraken. Vaak zat is je aanwezigheid bij een meeting helemaal niet nodig. Het is ook niet alleen de afspraak zelf, maar ook het geneuzel en gekeuvel vooraf en het afdwalen tussendoor.

Hoe tackle je zoiets? Begin allereerst met elke dag je belangrijkste prioriteiten kiezen. Michelle Obama doet dit altijd, naast om vijf uur ’s ochtends opstaan, en kijk wat het haar brengt. Tim Ferris, de man achter het boek Een werkweek van 4 uur, zegt dat je per dag minimaal twee maar maximaal drie belangrijke klussen moet kiezen. Die werk je allebei voor elf uur af, zonder tussendoor je mail te lezen. Dit zijn je focusuren. Daarná ga je aan de slag met de overige dingen. Het is daarom belangrijk dat je die afspraak, als-ie niet bij die topprioriteiten hoort, pas later op de dag plant. Anders gaat al je frisse energie in zo’n meeting zitten en dat is zonde. Verder is er nog een oplossing: afzeggen die hap.

Waarom zou je aanschuiven bij een meeting waar je aanwezigheid niets toevoegt op een moment waarop je wel iets beters te doen hebt? Ik hoorde pas iemand zeggen dat ze twee dagdelen per week beschikbaar is voor meetings. Bij alles wat daarbuiten valt is ze gewoon niet. Het lijkt misschien lastig uit te leggen aan een manager of CEO, maar als je uitlegt wat het met je kostbare tijd doet (die betaald moet worden), ontstaat er vaak begrip.

Wat ook helpt als de afspraak echt-echt-echt door moet gaan? Vooraf melden tot hoe laat je tijd hebt en starten met de punten die voor jou relevant zijn. Je voorkomt hiermee afdwaleritis en we weten allemaal dat die in het land der zakelijke meetings bestaat.

PS: Zo voorkom je dat je mailbox je dag overneemt. 

Bron: Timemanagement